Immer wieder sind Kostensenkungs- oder sogar Restrukturierungsprogramme ein Teil meiner Projektarbeit mit Kunden. Die hier dargestellten Inhalte und Vorgehensweisen fokussieren insbesondere auf schnell wirkende Massnahmen, um die Profitabilität oder Liquidität Deines Unternehmens sicherzustellen.

Die folgende Bemerkung sollt eigentlich selbstverständlich sein. Auf Grund meiner Erfahrung erwähne ich sie trotzdem: Mit einer guten Unternehmensstrategie sowie konsistenten und profitablen Geschäfts- und Operating-Modellen vermeidest Du häufig eine solche Krisensituation Deines Unternehmens. Und bei allem Fokus auf Kosten: Vergiss den Umsatzhebel nicht, denn auch hier kannst Du manchmal mit kleinen Veränderungen viel zur Bewältigung der Krise Deines Unternehmens bewirken.

Kostenreduzierung: Welche Ziele verfolgst Du für Dein Unternehmen?

Die Vorgehensweise zur Identifizierung der Potenziale ist sehr ähnlich, die Auswahl von Massnahmen aber unterschiedlich: Musst Du kurzfristig Profitabilität und Liquidität für Dein Unternehmen sichern? Dann sind andere Massnahmen gefragt, mit sehr kurzfristiger Wirksamkeit, als wenn Du Dir mehr Spielraum für Innovationen schaffen möchtest - und dafür Deine Kostenbasis optimierst.

Auch unterscheidet sich die Kommunikation an die Mitarbeitenden: Geht es jetzt akut um das Überleben, wobei Besitzstandswahrung dann keine Rolle spielen darf? Oder geht es um etwas positiv motivierendes, wie den langfristigen Ausbau des Unternehmens?

Mit meiner Erfahrung aus solchen Cost-Cutting-Projekten und meinem Hintergrund im Management Coaching und in der Teamentwicklung würde ich diese Ziele so klar wie nur irgendwie möglich kommunzieren. So schaffst Du in Deiner Belegschaft das Commitment für Unterstützung und aktive, verantwortungsvolle Mitarbeit.

Meine Vorgehensweise: Bewährt, pragmatisch und lösungsorientiert

Um es vorweg zu nehmen: Natürlich macht es keinen Spass, die Kosten im Unternehmen zu senken. Aber es geht immer - kurz- oder mittelfristig - um die Zukunftsfähigkeit Deines Unternehmens. Daher ist es wichtig, eine solche Phase im Lebenszyklus eines Unternehmens professionell zu gestalten, dass sie möglichst kurz ausfällt und Kollateralschäden minimiert werden.

Ich begleite und führe meine Kunden in vier konkreten Phasen zu einer besseren Kostenposition:

• Phase 1: Welche Kostenziele bzw. Einsparziele möchtest Du oder musst Du erreichen? Bis wann? Sofern gewünscht, helfe ich Dir in der Ableitung dieser Ziele sowie in der Modellierung Deiner Liquiditätsplanung. So hast Du einen guten Kompass für weiteren Schritte.
• Phase 2: Ich leite Euch an oder unterstützte Euch, die notwendigen Daten des Unternehmens so aufzubereiten und auszuwerten, dass an den richtigen Stellen nach den Ideen für eine wirksame Kostenreduzierung gesucht wird. Diese Analysen geben auch direkte Hinweise, wie manche dieser Massnahmen auszugestalten sind.
• Phase 3: Ich unterstütze Euch mit Systematik und Kreativität, die notwendigen Ideen für Kostensenkungen zu identifzieren, die Umsetzungsschritte und Zeitpläne zu erstellen sowie die Potenziale und Umsetzungsaufwände abzuleiten. Und das so lange, bis die in der 1. Phase definierten Ziele erreicht sind. Sofern es hier ans "Eingemachte" geht, leite ich Dein Team an, dass notwendige Entscheidungen gut vorbereitet auf der richtigen Ebene getroffen werden können.
• Phase 4, die wichtigste Phase für Dich und Dein Unternehmen: Die eigentliche Umsetzung. Durch methodisches, fachliches und persönliches Coaching unterstütze ich Euch dabei, die anspruchsvollen Ziele zu erreichen. Und ich unterstütze nur dort, wo es wirklich Unterstützung braucht.

Neben meiner Prozessmoderation in einer solchen anspruchsvollen, nervenaufreibenden und eventuell auch kritischen Phase Deines Unternehmens wirst Du und Dein Team einen anderen, vielleicht noch wichtigeren Mehrwert meiner Begleitung wahrnehmen: Meine Fähigkeit, Euch zur Motivation und Zuversicht zu führen. So wird Eure Leistungsfähigkeit erhöht und Ihr werdet die Kostensenkung und Umstrukturierung Eures Unternehmens erfolgreich meistern.

Datenanalyse: So wirst Du den Schlüssel dort suchen, wo Du ihn verloren hast...

... und nicht dort, wo gerade Licht ist. Ich habe es erlebt, dass selbst für unwichtige Prozesse ausführliche Bestandsaufnahmen gemacht wurden, um anspruchsvolle Einsparpotenziale zu erreichen. Dagegen hilft Dir nur, Deine Daten pragmatisch aufzubereiten und zu analysieren. Dann wirst Du mit einem 80/20-Ansatz Dich auf die wirksamen Stellgrössen zur Kostenreduzierung fokussieren.

Hier ist Erfahrung, Systematik und Kreativität hilfreich: Welches sind verlässliche Datenquellen? Wie geht man am besten mit möglichen Datenqualitätsproblemen um? Und vor allem: Welche verschiedenen Perspektiven in der Sichtung der Daten sind denkbar und sinnvoll?

Welche Fähigkeiten und verfügbaren Ressourcen hast Du in Deinem Unternehmen, um diese Analysephase durchziehen zu können? Und für welchen Aspekt bräuchtest Du Unterstützung?

Relevante Hebel zur Kostenreduzierung

Industrien und auch die Unternehmen innerhalb einer Industrie sind sehr unterschiedlich. Daher sind die möglichen Ansatzpunkte, wie zügig und wirksam Kosten reduziert werden können, ebenfalls verschieden.

In meiner Projektarbeit haben sich trotzdem 2 verschiedene Suchraster als recht nützlich erwiesen, um schnell in Kostensenkungsprojekten Ergebnisse liefern zu können.

Im produzierenden Gewerbe, wie Maschinenbau, Anlagenbau oder Automobilproduktion, haben sich die folgenden 6 Hebel bewährt:

Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat gezeigt, dass eine einseitige Verlagerung des Einkaufs zu Lieferanten in Niedriglohnländer oder eine zu starke Bündelung auf einzelne Lieferanten zu grossen Supply-Chain-Risiken führen kann. Daher bei der Anwendung dieser Hebel immer das Risiko abzuwägen und evtl. eine Dual-Supplier-Strategie mit einem zweiten, regional Verfügbaren Lieferanten zu entscheiden.

Im Dienstleistungsbereich haben sich zur Kostenoptimierung (und Restrukturierung) die folgenden 7 Hebel bewährt.

Eine der wichtigen Hebel zur Profitabilitätssteigerung im Dienstleistungsbereich geht über die Kostensenkung hinaus. Er betrifft die Erhöhung von Preisen (z.B. bei Software-Wartungsverträgen gut möglich) sowie die genauere Abrechnung von nicht vertraglich vereinbarten Sonderleistungen.

Härtegrade: So gewinnst Du Flexibilität und Verbindlichkeit

Wird zu Beginn schon jede Idee als verbindliches Commitment für eine Einsparung gewertet, so wird jede dieser Ideen von Beginn an im Keim erstickt. Durch die Einführung von Härtegraden gewinnst Du bei der Erarbeitung und Umsetzung von Massnahmen die richtige Mischung aus Flexibilität und Verbindlichkeit.

Mit Härtegraden 1 und 2 dürfen Ideen geäussert, geprüft und verändert werden. Erst mit Härtegrad 3 wird Verbindlichkeit eingeführt: Hier gibt der verantwortliche Manager sein Commitment, dass diese Massnahme realistisch ist und zu Einsparpotenzialen führt. Um diese Verbindlichkeit zu erhöhen, sollte zusätzlich eine wichtige Spielregel eingeführt werden.

Spielregeln für die Planbarkeit der Kostenreduzierung

Eine Spielregel hat sich in meinen Kostensenkungsprojekten bewährt und sollte gleich zu Beginn einer solchen Aktivität sehr deutlich an die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeitenden kommuniziert werden.

Das einmal (mit Härtegrad 3) committete Potenzial gilt. Dieses Einsparpotenzial ist durch die verantwortliche Führungskraft abzuliefern. Sofern sich eine Massnahme im Verlauf der Umsetzung als nicht realisierbar erweist oder einen geringeren Einsparbeitrag liefert als ursprünglich geplant, so ist diese Lücke durch zusätzliche Massnahmen auszugleichen.

Themen zur Kostensenkung aus meiner Schatztruhe: Impulse aus der Praxis

Ist Dein Unternehmen in einer schwierigen finanziellen Situation, so sind bei allen die Nerven angespannt. Damit Du in weniger unerwartete Schwierigkeiten und Konflikte in einer solchen Situation läufst, findest Du im folgenden manche Erfahrungen aus meinen Kundenprojekten. Sie sollen Dir helfen, mögliche Konflikte und Hürden frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Abschmelzeffekte von Beginn an berücksichtigen

Es ist eine normale Entwicklung, dass von der ersten Identifikation von Einsparpotenzialen bis zur committeten Massnahme die erwarteten Potenziale zurückgehen. Diese Abschmelzeffekte sollten daher bei der Suche nach Potenzialen direkt berücksichtigt werden, so dass das vorgegebene Ziel wirklich erreicht werden kann. Welche Zuschlagsfaktoren ich in Restrukturierungsprojekten anwende, findest Du hier.

Konflikte auf die richtige Management-Ebene bringen

Ein Programm zur Kostensenkung oder Restrukturierung bringt immer Konflikte mit sich. Entweder ein Konflikt mit sich selbst (denn ich muss auf Liebgewonnenes verzichten) oder Konflikte mit anderen (es wird ihnen etwas weggenommen). Ist Dein Projekt so organisiert, dass solche Konflikte auf die Arbeitsebene prallen, so kann das Dein Projekt lähmen und den Projekterfolg gefährden. Wie Du Projekte so organisierst, dass sie erfolgreich werden, erfährst Du hier.

Incentivierung für Kostensenkungsprogramme richtig wählen

Über den Sinn und Unsinn von erfolgsabhängiger Provision lässt sich streiten. Und es gibt die Fälle, da kann eine solche Incentivierung zur Lähmung von Projekten und Kostensenkungsprogrammen führen. Ein besonders eindrückliches Beispiel für eine lähmende Incentivierung findest Du in diesem Projekt: Hier wurde ich mit meiner systemischen Kompetenz gebeten, das sehr in Schieflage geratene Projekt zu retten.

Systemische, negative Teufelskreise im Vertrieb durchbrechen

Manchmal reichen schon wenige, kleine Entscheidungen aus, um ein Unternehmen in eine sich selbst verstärkende Abwärtsspirale zu bringen. Mit dem richtigen systemischen Blick erkennst Du einen solchen Teufelskreis direkt und kannst ihn damit durchbrechen. Hier findest Du eine solche Entwicklung beschrieben und die Massnahmen, wie Du einen Teufelskreis wieder beenden kannst.

Speziell im Dienstleistungs- und Baubereich: Bereinige Dein Projektportfolio

Einer der wirksamsten Hebel im Dienstleistungs- und Projektgeschäft ist die klare Verankerung von Mindestanforderungen an die Profitabilität von Projekten. Und - im akuten Fall - die Optimierung laufender Verträge bzw. die Beendigung von unprofitablen Aktivitäten. Wie das geht, erfährst Du in diesem Projektbeispiel.

Speziell bei Dienstleistungen und Versicherungen: Strukturelle Komplexität gezielt reduzieren

Strukturell sehr unterschiedliche Verträge oder Verträge mit langer Laufzeit, wie z.B. bei Lebensversicherungen, sorgen bei Dienstleistungsunternehmen oder in Versicherungen für hohe Komplexität. Prozessautomatisierung und Customer-Self-Service werden nur schwer möglich. Wie Du diese strukturelle Komplexität im Bestand der Kundenbeziehungen reduzieren kannst, zeigt das Projektbeispiel.

Speziell im Maschinenbau: Zielkostenführung in der Produktentwicklung

Produktentwicklung an den eigentlichen Marktanforderungen und ohne Ausrichtung an der Zahlungsbereitschaft der Kunden: Mit der Zielkostenführung bzw. Target Costing vermeidest Du systematisch, dass Deine Produkte zu teuer oder unprofitabel werden. Wie das geht, erfährst Du an Hand dieses Projektbeispiels.

Sei Dir nicht zu schade für das Naheliegende und Offensichtliche

Ehrlicherweise ist dies eine meiner schönsten Erfahrungen in einem Beratungsprojekt. Durch die Analyse der Daten meines Kunden konnte ich ein Einsparpotenzial entdecken, welches nach nur einer Preisverhandlung meines Kunden mit seinem Lieferanten realisiert wurde. Mein unbefangener, systematischer und erfahrener Blick von Aussen hat sich in diesem Beispiel für meinen Kunden direkt gelohnt.